Документы, составленные на территории одного государства, принимаются к рассмотрению на территории другого государства только при условии их легализации в установленном порядке.
Проставление штампа "апостиль" (данную процедуру также называют "упрощенная легализация" или "апостилирование") применяется для предъявления документа в стране, присоединившейся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации - проставление штампа "апостиль". Россия и Португалия являются участниками этой конвенции.
Данный штамп подтверждает подлинность подписи, должностное положение лица, подписывающего документ, подлинность печати и штампа, которыми он скреплен. Апостиль не требует какого-либо дополнительного заверения.
Каждое государство-участник Гаагской конвенции само определяет и назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля.
Штамп "апостиль" может быть проставлен на оригиналы (или нотариальные копии) документов, выданных различными государственными органами, а также на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).
Проставление штампа "апостиль" осуществляется органами юстиции РФ по территориальному принципу: документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостилированы только в управлении юстиции такого региона.
Проставление штампа "апостиль" на оригиналы образовательных документов, выданных на территории Российской Федерации, а также на территории РСФСР в период существования СССР, осуществляется органами Министерства образования и науки РФ. При этом территориальный признак не принимается во внимание - документ может быть выдан в любом городе/регионе Российской Федерации (или РСФСР в период существования СССР).
В Российской Федерации апостиль проставляют:
- органы юстиции администраций субъектов Российской Федерации - на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в тех же субъектах федерации;
- органы ЗАГС администраций субъектов Российской Федерации - на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов ЗАГС;
- архивные органы субъектов Российской Федерации - на документах, выдаваемых подведомственными им архивами;
- Управлением делами Генеральной Прокуратуры Российской Федерации - на документах, составляемых прокуратурой;
- Министерство образования и науки Российской Федерации - на официальных документах, исходящих из органов образования, науки и учебных заведений.
В Португалии апостиль проставляется Генеральной прокуратурой (Procuradoria-Geral da República) в следующих городах:
- Лиссабон - Rua do Salitre, n.º 197
- Эвора - Palácio Barahona, Rua da República, n.º 141/143
- Порту - Palácio da Justiça, Campo Mártires da Pátria
- Коимбра - Palácio da Justiça, Rua da Sofia
- Фуншал - Palácio da Justiça, R. Marquês do Funchal
- Понта-Делгада - Palácio da Justiça, Rua Conselheiro Luís Bettencourt
Проставление штампа "Апостиль" на документах, выданных дипломатическими или консульскими учреждениями, не производится.
Нотариальное удостоверение правильности перевода иностранного документа на русский язык не означает и не заменяет заверения данного документа апостилем.
Заверение перевода должно осуществляться после проставления апостиля на документ.
ВНИМАНИЕ! Проставление штампа "Апостиль" на документ всегда осуществляется на территории того государства, в котором данный документ был выдан и/или оформлен.
Апостилирование документов, выданных или оформленных за пределами Российской Федерации или РСФСР (в период существования СССР), в России невозможно.
Апостилирование документов, выданных в союзных республиках СССР, осуществляется в соответствующих постсоветских государствах.